PDFファイルにパスワードを付ける方法をお探しですね。
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↓Adobe Acrobatを利用する時はこちらがわかりやすいでしょう。
●[基本操作] PDF ファイルにパスワードを設定してみよう （Acrobat 9）
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/235090.html
↓フリーソフトのCubePDFを使う時はこちらがわかりやすいでしょう。
●PDFにパスワードを設定や解除する方法とは？Wordなくても暗号化OK！
https://www.amamoba.com/pc/pdf-password.html
パスワードを付ける事で見られる人を制限でき、セキュリティが上がり、一見良い事だけのような気がしますが、パスワードを入力する手間がかかり、生産性は下がります。
パスワードが無くても大丈夫なメンバだけで仕事が動けば良いのですけどね。
どこの会社もいろいろな人がいますからね。
いろいろな人がいる事でリスクが分散されているので仕方が無いのでしょうね。
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